Les données qui circulent dans le monde du travail sont parfois extraites dans un fichier Excel. Il vous faut savoir manipuler cette application de Microsoft pour pouvoir gérer vos données. Quand on parle de gestion et manipulation de données dans un fichier Excel, il vous faut savoir quelques notions de base. Vous n’avez pas à être un professionnel dans le domaine. Nous allons vous apprendre dans cet article comment automatiser un fichier Excel.
Pourquoi automatiser un fichier Excel ?
Parfois, il y a des tâches répétitives que vous devez enregistrer dans votre donnée Excel. Cela vous aide ainsi que vous soulage de rendre le fichier Excel automatique. C’est-à-dire que vous devez rendre les tâches répétitives que vous faites manuellement sur Excel automatiquement. Vous en avez peut-être marre d’ajouter des bordures au nouvel enregistrement du tableau. Ou encore d’attribuer à chaque fois un code couleur à une catégorie nouvelle. Etc.
Ne vous inquiétez pas, vous pouvez automatiser votre fichier Excel avec l’enregistreur « Macro »
Comment automatiser un fichier Excel ?
Avec cet article, nous souhaitons vous donner les bases d’Excel. Mais si vous voulez qu’un spécialiste d’Excel vous crée un document Excel sur-mesure, vous pouvez aller sur la plateforme de freelances BeFreelancr.
1. Qu’est-ce qu’une Macro ?
Comme on a dit auparavant, une macro est une fonctionnalité dans l’application Excel qui vous permet d’automatiser des tâches répétitives dans vos classeurs.
Pour activer le Macro, vous pouvez paramétrer dans l’option de votre Excel. Pour ce faire :
- Allez dans fichier puis options
- Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur Personnaliser le ruban puis cochez la case Développeur à droite dans l’onglet principal.
- Cliquez sur le bouton « OK ».
Vous allez voir maintenant qu’un menu « Développeur » s’est ajouté en haut dans la barre de menu d’Excel :
Vous pouvez maintenant utiliser la macro pour automatiser votre fichier Excel.
2. Les étapes pour automatiser un fichier Excel :
a) Création d’une macro
Commençons alors à créer notre macro :
- Cliquez sur Enregistrer une macro puis complétez les informations dans la boîte de dialogue suivante. Cliquez sur « OK ».
Pour faciliter votre manipulation, vous pouvez définir un raccourci clavier pour votre macro.
b) Définir une macro
Maintenant que vous avez créé votre macro, il vous faut définir sa fonctionnalité. Qu’est-ce que vous voulez que votre macro fasse ? Dans notre exemple ci-dessus, nous allons créer une macro qui colorie le fond en jaune et ajoute une bordure.
On va donc aller dans le menu accueil pour définir la couleur de remplissage en jaune et ajouter une bordure de notre choix. Faites attention à ce que vous ne fassiez pas d’erreur lors de cette manipulation, car tout ce que vous allez faire sera enregistré dans le macro encours.
Lorsque vous aurez fini de définir les fonctionnalités de votre macro, arrêter maintenant l’enregistrement. Retournez donc dans le menu Développeur > arrêter l’enregistrement. Tout ce que vous avez fait dans cet intervalle d’enregistrement et d’arrêt sera enregistré dans votre nouvelle macro.
c) Appliquer une macro
Nous allons enfin pouvoir savoir comment fonctionne notre macro. On va sélectionner les zones de notre classeur auquel nous voulons appliquer cette automatisation.
- Cliquez sur Macro puis choisissez le nom de la Macro que vous voulez appliquer
- Cliquez sur « Exécuter »
- Voyez comme les zones que vous avez sélectionnées ont toutes été coloriées en jaune et ont une bordure.
Vous pouvez utiliser les macros de différentes façons. Vous pouvez ajouter des formules, etc. Ce que je vous ai montré est seulement un exemple facile à faire.
Voici un autre exemple pour définir votre unité monétaire. Il vous faut créer une macro correspondante.
Nous allons créer un petit tableau de prix pour chaque fruit. On a créé un macro, ajoutant un signe « $ » à la fin de chaque prix de fruit. Alors au lieu d’écrire chaque fois « $ », on va laisser le macro s’en charger. Voici donc notre tableau.
Ajoutons un raccourci clavier pour appeler notre macro. Pour ce faire, vous devez vous rendre au ruban Développeur > Macro. Sélectionnez la macro que vous voulez modifier, puis cliquez sur Option.
Ici, nous avons défini la touche CTRL + d comme raccourci clavier pour appliquer cette macro. Nous allons donc l’utiliser sur toutes nos colonnes de prix.
On voit que tous les prix ont maintenant un symbole « $ » à leurs suites.
Vous pouvez faire plein de choses avec le Macro d’Excel, il suffit juste que vous vous familiarisiez un peu avec tous les fonctionnements manuels pour pouvoir automatiser. Car si vous ne savez pas par exemple comment définir la couleur de remplissage, vous ne pouvez pas automatiser cela avec Macro.
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