Comment être en conformité avec le RGPD ?

La collecte de données est essentielle pour le bon développement d’une entreprise. En fait, il lui permet de répondre à des questions pertinentes ou d’analyser des résultats. Mais indépendamment de ses besoins, l’entreprise doit se conformer au RGPD ou Règlement général sur la protection des données pour cela. Mais comment être en conformité avec le RGPD au juste ? Découvrez dans cet article la réponse à cette question.

RGPD : C’est quoi ?

Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, est une réglementation de l’Union Européenne entrée en vigueur le 25 mai 2018. Il vise à renforcer et unifier la protection des données des citoyens de l’UE, ainsi que la manière dont les entreprises et organisations traitent et gèrent ces données personnelles.

Principes Clés du RGPD :

• Protection des Données Personnelles : Le RGPD définit les données personnelles comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (le “sujet de données”).
• Consentement : Il renforce les conditions requises pour obtenir un consentement clair et explicite des individus pour le traitement de leurs données personnelles.
• Droits des Individus : Il accorde aux individus plusieurs droits, tels que le droit d’accès, le droit de rectification, le droit à l’effacement (“droit à l’oubli”), le droit à la limitation du traitement, le droit à la portabilité des données, et le droit d’opposition.
• Responsabilité et Transparence : Les organisations doivent être transparentes sur la manière dont elles collectent, utilisent et protègent les données personnelles, en mettant en place des mesures de sécurité appropriées.
• Sanctions : Le RGPD introduit des sanctions financières sévères en cas de non-conformité, pouvant aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial annuel ou 20 millions d’euros (selon le montant le plus élevé).

Application et Impact

Le RGPD s’applique à toutes les entreprises et organisations qui traitent des données personnelles de résidents de l’Union Européenne, indépendamment de l’endroit où se trouve l’entreprise. Cela inclut les entreprises européennes ainsi que celles situées en dehors de l’UE, si elles ciblent ou traitent les données des résidents de l’UE.

Quelles sont les étapes à suivre pour être en conformité avec le RGPD ?

Bien connaître les données à collecter

Il est essentiel de bien connaître les données que vous collectez avant toute chose. Parmi les informations les plus demandées, nous pouvons citer : le nom, l’e-mail, votre adresse IP, le sexe, l’âge… de vos prospects. Mais vous avez aussi la possibilité d’exiger des données plus personnelles telles que leur religion ou leur santé.

Nommer un délégué à la protection de tous les données

La nomination d’un délégué à la protection des données est une obligation, notamment pour être conforme au RGPD. Il a en effet pour rôle de superviser la stratégie de protection des données. Mais pas seulement, il doit pouvoir conseiller en toute confiance les contrôleurs, surveiller le traitement de données, etc.

Rédiger un journal RGPD

Un journal RGPD, ou registre de données, contient la pratique de la conformité RGPD qu’une organisation effectue. Il met généralement en avant le flux de données et servira de preuve de conformité lors d’un audit.

Faire un état des lieux de vos besoins en matière de collecte de données

Il est essentiel que vous définissiez vos besoins en termes de données. En effet, vous ne devez collecter que ceux dont vous aurez besoin impérativement. Le fait est que l’accumulation de données sensibles sans la moindre raison alertera l’autorité qui contrôle votre conformité.

Signaler les violations des données en temps réel

Vous êtes tenu de notifier dans l’immédiat la violation de données pour être en conformité avec le RGPD. En fait, cette procédure doit être lancée dans les 72 heures suivant un tel acte par les responsables du traitement ou les sous-traitants.

Être transparent sur les motifs de collectes de données

Tenez toujours vos clients au courant de toutes les données que vous collectez à leur sujet. Dans le cas où vous faites une collecte clandestine, cela entraînera une lourde amende de non-conformité.

Inclure un double opt-in pour les nouvelles inscriptions

Le processus de double opt-in est indispensable pour savoir que vos abonnés ont consenti à s’inscrire à votre liste de diffusion. Et même si ce n’est pas une obligation pour se conformer au RGPD, ce système est néanmoins très recommandé.

Mettre à jour la politique de confidentialité

Votre politique de confidentialité doit être à jour et accessible sur votre site. Elle doit être précisée et conforme au RGPD. Alors, pour en être sûr, demandez un avis juridique avant de l’effectuer. Pour cela, vous pouvez faire appel à un juriste indépendant sur BeFreelancr. Et n’oubliez pas d’informer vos clients de tout changement. 

Évaluer tous les risques tiers

Le risque zéro n’existe pas, mais vous pouvez le minimiser autant que possible. Pour cela, il est important d’effectuer une évaluation continue avec un score de sécurité par UpGuard. Cela donne la possibilité aux organisations de détecter et de répondre s’il y a un cas des vulnérabilités de votre sécurité.   

Quels sont les risques encourus en étant en non-conformité avec le RGPD ?

Il est important de savoir que le RGPD s’applique aux agences gouvernementales, aux entreprises et aux autres organisations qui sont en collaboration dans l’UE. Et en cas de non-conformité au RGPD, cela peut entraîner des amendes dévastatrices.

En fait, il existe deux niveaux d’amendes, à savoir le niveau inférieur et le niveau supérieur.

Le niveau inférieur implique le non-respect de manière adéquate en ce qui concerne la protection des données dans les opérations commerciales. Cela peut atteindre jusqu’à 2 % ou 10 millions d’euros du chiffre d’affaires mondial annuel de l’organisation.

Le niveau supérieur peut aller jusqu’à 20 millions d’euros du chiffre d’affaires mondial annuel. Cela s’applique lorsque les droits et les libertés de la vie privée d’une personne sont non respectés.