Comment envoyer un dossier de presse à des journalistes ?

Il peut exister divers moyens pour faire parvenir un dossier de presse à des journalistes, mais de manière générale, l’expédition se fait par email ou par courrier. En raison de fiabilité, de rapidité et d’efficacité, il est conseillé de le faire par email de nos jours.

De plus, c’est le moyen le plus facile, ne coûtant que de peu de temps. Cependant, dans des cas très rares, certains journalistes préfèrent plutôt recevoir le document en fichier physique. Dans tous les cas, nous allons vous apprendre comment envoyer un dossier de presse à des journalistes comme on l’a dit précédemment.

Comment faire parvenir un dossier de presse ?

Avant de choisir le moyen dont vous pensez expédier votre dossier de presse, demandez préalablement l’avis de chaque destinataire (envoi par email ou par courrier…). De cette manière, vous serez plus rassuré que votre document atterrira à la bonne destination.

Que choisir ? Par email ou par courrier

Pour commencer, soyez consciencieux aux choix de communication de chaque journaliste. Certains sont très réceptifs aux publications diffusées sur les réseaux sociaux, alors que d’autres ne les tiennent pas compte du tout.

Et aussi, dans certains cas, l’expédition par courrier semble plus efficace pour distinguer votre dossier de presse des autres. Mais il est recommandé de bien vous renseigner au préalable.

Envoi par email

Dans le cas où vous procéderiez l’expédition par email, n’utilisez jamais une adresse globale. C’est-à-dire l’adresse de l’établissement où la personne à qui vous envoyez votre dossier de presse travaille. Envoyez directement votre document à la personne en charge de la chronique que vous avez pour objet.

Voici quelques petits détails à prendre en considération afin que votre dossier de presse se démarque du lot :

– Dans l’objet de votre email, mettez au début « Communiqué : » ou « [CP] » dans le but de marquer qu’il s’agit bien d’un communiqué de presse.

– Toujours dans l’objet, n’oubliez pas d’ajouter « votre nom comme auteur, le titre de votre dossier et le type de celui-ci ».

– Évitez de mettre « Noreply », car le but de votre courrier électronique est de vous mettre en relation directe avec le journaliste.

– Faites en sorte que dans votre dossier de presse, il est possible de faire un copier/coller. N’envoyez pas de contenu comportant d’images de grande taille qui pourraient empêcher de copier/coller.

– Envoyez votre dossier de presse en tant que pièce jointe de votre email. Mais n’oubliez pas de le convertir en format PDF. Autrement, il est aussi possible que vous invitiez le journaliste à télécharger votre dossier de presse via votre site web.

– Dans le contenu de votre email, utilisez des phrases claires et concises tout en restant poli. Allez directement à l’essentiel avec des paragraphes courts. Cela permettra une lecture rapide et claire au journaliste.

– À la fin de votre email, mettez une signature complète et n’oubliez pas d’y ajouter vos contacts : numéro de téléphone, adresse email, etc.

Envoi par courrier

Si le journaliste vous a recommandé un envoi par courrier, ou vous l’avez choisi vous-même, voici les points importants :

– Depuis le titre, faites bien remarquer que votre courrier est un communiqué de presse. C’est-à-dire que vous devez attirer l’attention du journaliste dès le début.

– Bien que vous ayez envoyé un dossier de presse en fichier physique, et c’est peut-être le choix du journaliste. Mais vous pouvez également lui proposer dans votre courrier de le télécharger via votre site web.

– Dans le contenu de votre courrier, allez directement à l’essentiel. Et vous devez être court (pas plus d’une page), mais restant poli. Ainsi, votre courrier sera lu rapidement.

– À la fin de votre courrier, n’oubliez pas de mettre une signature complète, ainsi que vos contacts : adresse email, numéro de téléphone, réseaux sociaux… Ainsi, le journaliste pourra vous rejoindre facilement.

Quel est le moment opportun pour envoyer un dossier de presse ?

Il est beaucoup mieux d’envoyer votre dossier de presse à partir du deuxième jour de la semaine. Car le lundi, tout le monde est occupé à planifier la semaine. Lundi n’est donc pas approprié pour l’expédition d’un document aussi important qu’un dossier de presse.

Si vous êtes à la recherche d’une personne expérimentée pour l’envoi de vos dossiers de presse à des journalistes, vous pouvez aller sur la plateforme BeFreelancr (notre présentation ici).