Relance de facture impayée : procédure et modèles d’e-mails

Une facture de 1 800 € qui dépasse son échéance, c’est un mois de trésorerie qui manque. Bonne nouvelle : la plupart des retards se règlent avec un appel et deux e-mails, et la loi vous donne de quoi être payé. Voici le calendrier type, étape par étape, avec les chiffres officiels de 2026 et des modèles prêts à copier : relance J+1, relance J+15 et mise en demeure (version client pro et version particulier).

L’essentiel en 30 secondes
Client professionnel : sans accord contraire, il doit payer sous 30 jours ; le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours après la facture.
Dès le lendemain de l’échéance, il vous doit des pénalités de retard (12,40 % par an au 2^e semestre 2026 si vos CGV ne fixent pas d’autre taux) et une indemnité forfaitaire de 40 € par facture.
Client particulier : pas d’indemnité de 40 €, mais des intérêts au taux légal à partir de la mise en demeure.
La procédure type : rappel à J-3, relance amiable à J+1, appel à J+7, relance ferme à J+15, mise en demeure à J+30, puis petites créances ou injonction de payer.

Qui écrit cet article ? Freelance Skills est le blog de David Lefèvre, cofondateur de BeFreelancr, une plateforme de services freelances. Cet article est rédigé par l’équipe du blog et contient un lien affilié vers BeFreelancr (commission possible pour nous, sans surcoût pour vous). Les règles et montants cités viennent des sites officiels (Service Public, Légifrance), listés en fin d’article et vérifiés le 3 novembre 2026.

Le calendrier type d’une relance de facture impayée

Le jour J, c’est la date d’échéance écrite sur la facture. Adaptez le rythme à votre client, mais gardez l’ordre : chaque étape laisse une trace écrite qui servira si vous devez aller plus loin.

Étape 0 : vérifiez d’abord votre facture

Avant de relancer, vérifiez le destinataire, le montant, la référence de commande et vos coordonnées bancaires. Une partie des retards vient d’une facture bloquée en interne chez le client : une adresse de facturation erronée ou un numéro de bon de commande manquant suffit. Vérifiez aussi que la facture porte bien les mentions obligatoires, dont le délai de paiement et, pour un client professionnel, le taux des pénalités de retard.

À partir de quand une facture est-elle impayée ?

Une facture devient impayée le lendemain de la date de règlement qui y figure. Tout dépend donc du délai de paiement applicable, et il n’est pas le même selon votre client.

Votre client est un professionnel

Selon l’article L441-10 du Code de commerce, sauf accord différent dans vos conditions de vente ou votre contrat, le délai est de 30 jours après la réalisation de la prestation. Vous pouvez convenir d’un autre délai, mais il ne peut pas dépasser 60 jours après la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si c’est expressément prévu au contrat. Le délai doit figurer sur la facture et dans vos CGV (Service Public Entreprendre).

Votre client est un particulier

Avec un particulier, il n’y a pas de délai légal spécifique : le paiement est en principe exigible immédiatement, au comptant (Service Public Entreprendre). Si vous voulez accorder un délai, écrivez-le clairement sur le devis et la facture : c’est cette date qui servira de point de départ à vos relances.

Que pouvez-vous réclamer en plus du montant de la facture ?

C’est la question qui change le ton de vos relances : face à un client professionnel, le retard a un coût prévu par la loi, et vous pouvez le rappeler poliment.

Les pénalités de retard entre professionnels

Les pénalités courent pour chaque jour de retard, à partir du lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture. Elles sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire (art. L441-10 du Code de commerce). Vos CGV peuvent fixer leur taux, mais jamais en dessous de trois fois le taux d’intérêt légal (8,25 % selon Service Public Entreprendre). Si rien n’est prévu, c’est le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points : 12,15 % au 1^er semestre 2026 et 12,40 % au 2^e semestre 2026.

L’indemnité forfaitaire de 40 €

Tout professionnel qui paie en retard vous doit aussi une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. Elle s’applique une fois par facture payée en retard (pas par jour), elle est due même en cas de paiement partiel et elle n’est pas soumise à la TVA. Si vos frais réels de recouvrement sont plus élevés, vous pouvez demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs (Service Public Entreprendre). La même fiche précise toutefois que l’indemnité « ne peut s’appliquer que sur des actes de commerce » : voyez ci-dessous ce que cela change pour un freelance en profession libérale.

Micro-entrepreneur : ce qui change (ou pas)

Le délai de paiement et les pénalités de retard dépendent surtout du statut de votre client : un client professionnel y est soumis, que vous soyez en micro-entreprise ou en société. Pour l’indemnité de 40 €, c’est moins net si vous n’êtes pas commerçant. L’article L441-10 du Code de commerce vise tout professionnel en retard de paiement, mais Service Public Entreprendre indique qu’elle ne s’applique qu’aux actes de commerce (fiche F23211). Si vous exercez une profession libérale (micro-entreprise en BNC, par exemple en conseil, rédaction ou développement), vous pouvez la mentionner sur vos factures et la demander, mais ne comptez pas dessus comme sur un acquis : en cas de doute, posez la question à votre expert-comptable.

Dans tous les cas, le taux des pénalités de retard et, pour les clients professionnels, l’indemnité forfaitaire de 40 € doivent figurer sur vos factures et dans vos CGV (mentions obligatoires sur une facture). Si vous ne les avez pas encore, notre article pour rédiger vos conditions générales de vente vous aide à les mettre en place. Et si vous ne savez pas si votre activité est commerciale ou libérale, notre article pour bien choisir le statut de sa société fait le point. Avec un particulier, vous pouvez réclamer des intérêts au taux légal à partir de la mise en demeure (art. 1231-6 du Code civil).

Exemple chiffré : combien coûte un retard de 45 jours ?

Prenons une développeuse freelance en micro-entreprise, en franchise de TVA, qui travaille pour une PME.

1. 1^er septembre 2026 : elle livre 4 jours de développement à 450 € HT et envoie sa facture de 1 800 € (TVA non applicable, art. 293 B du CGI), payable à 30 jours.
2. 28 septembre (J-3) : petit rappel par e-mail avant l’échéance.
3. 1^er octobre 2026 : échéance. Rien n’arrive.
4. 2 octobre (J+1) : relance amiable par e-mail (modèle 1 ci-dessous).
5. 8 octobre (J+7) : appel à la comptabilité, puis e-mail qui confirme ce qui a été dit.
6. 16 octobre (J+15) : relance ferme, avec rappel des pénalités (modèle 2).
7. 31 octobre (J+30) : mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, délai de 8 jours (modèle 3).
8. 15 novembre 2026 : le client paie, 45 jours après l’échéance.

Le calcul
Pénalités : 1 800 € × 12,40 % × 45 jours ÷ 365 ≈ 27,52 €
Indemnité forfaitaire : 40 €
Total que la freelance peut réclamer : 1 800 € + 27,52 € + 40 € = 1 867,52 €
En profession libérale, l’indemnité de 40 € étant discutée (voir plus haut), comptez au minimum 1 827,52 €.

67,52 € ne compensent pas un mois et demi de trésorerie en moins. Mais les mentionner dès la deuxième relance montre au client que vous connaissez vos droits, et c’est souvent ce qui fait passer votre facture en haut de la pile. Vous pouvez aussi y renoncer en échange d’un paiement rapide : c’est un levier de négociation.

Comment relancer un client sans abîmer la relation ?

• Commencez par un ton neutre : à J+1, partez du principe que c’est un oubli. Un coup de téléphone à J+7 règle souvent le problème (le script est plus bas).
• Gardez une trace écrite de chaque relance : ces e-mails serviront de pièces si vous allez plus loin.
• Ne relancez pas si le client conteste le travail : selon Service Public Entreprendre, en cas de différend, il faut d’abord régler le litige avant d’engager un recouvrement.
• Ne multipliez pas les relances : si deux relances restent sans réponse, passez à la mise en demeure. La relance n’est d’ailleurs pas une étape obligatoire.

Quels modèles d’e-mails utiliser pour relancer une facture impayée ?

Copiez, adaptez les éléments entre crochets, et envoyez. Les modèles 2 et 3 sont rédigés pour un client professionnel ; pour un particulier, retirez les lignes sur les pénalités et l’indemnité de 40 € du modèle 2, et utilisez le modèle 3 bis pour la mise en demeure. Pour calculer le montant des pénalités, reprenez la formule de l’exemple ci-dessus : montant × taux × jours de retard ÷ 365.

Modèle 1 : relance amiable à J+1

Objet : Rappel – facture [n°] du [date], échéance du [date]

Bonjour [prénom],

Sauf erreur de ma part, je n’ai pas encore reçu le règlement de la facture [n°] d’un montant de [montant] €, arrivée à échéance le [date]. Je vous la remets en pièce jointe.

Pour un virement : IBAN [IBAN], référence [n° de facture].

Si le paiement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message. Sinon, pouvez-vous me confirmer la date de règlement prévue ?

Belle journée,
[Prénom Nom]
[Téléphone]

Le script d’appel à J+7

Appelez la personne qui valide les paiements, ou votre contact s’il ne sait pas. Trois phrases suffisent :

1. « Bonjour, [Prénom Nom], je vous appelle au sujet de la facture [n°] de [montant] €, arrivée à échéance le [date]. »
2. « Est-ce que vous l’avez bien reçue, et y a-t-il quelque chose qui bloque son paiement ? »
3. « Quelle date de règlement puis-je noter ? Je vous envoie un e-mail pour confirmer. »

Juste après, envoyez un e-mail court qui reprend la date promise : « Comme convenu par téléphone ce jour, vous procédez au règlement de la facture [n°] le [date]. » Vous avez ainsi une trace écrite de l’engagement.

Modèle 2 : relance ferme à J+15

Objet : 2^e relance – facture [n°] impayée depuis le [date d’échéance]

Bonjour [prénom],

Je reviens vers vous au sujet de la facture [n°] de [montant] €, échue depuis le [date], et restée sans réponse malgré ma relance du [date].

Je vous remercie de procéder au règlement d’ici le [date, sous 7 jours], par virement (IBAN [IBAN], référence [n° de facture]) ou via ce lien de paiement : [lien]. Comme indiqué sur la facture et dans mes conditions générales de vente, ce retard entraîne des pénalités de retard, soit [montant] € à ce jour, plus l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article L441-10 du Code de commerce).

Si une difficulté empêche le paiement, parlons-en : je préfère trouver une solution avec vous, par exemple un échéancier.

Cordialement,
[Prénom Nom]
[Entreprise, SIRET]

Modèle 3 : mise en demeure de payer (J+30)

La mise en demeure doit être rédigée en termes clairs et formels. Envoyez-la de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception, l’une des formes reconnues avec la sommation par commissaire de justice (Service Public Entreprendre) ; vous pouvez en envoyer une copie par e-mail.

Lettre recommandée avec AR n° [n°]
Objet : Mise en demeure de payer – facture [n°] du [date]

[Vos nom, entreprise, adresse, SIRET]
[Nom et adresse du client, SIREN]
[Lieu], le [date]

Madame, Monsieur,

Malgré mes relances du [date] et du [date], la facture [n°] du [date], d’un montant de [montant] €, échue le [date], reste impayée.

Par la présente, je vous mets en demeure de me régler sous 8 jours à compter de la réception de ce courrier la somme de [montant] €, majorée :
– des pénalités de retard au taux de [taux] % par an, calculées à partir du [lendemain de l’échéance] ;
– de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € prévue à l’article L441-10 du Code de commerce.

À défaut de paiement dans ce délai, je saisirai la juridiction compétente, notamment par une requête en injonction de payer, sans autre avis.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Signature]

Pièces jointes : facture [n°], devis signé ou bon de commande, copie des relances.

Modèle 3 bis : mise en demeure pour un client particulier

Même forme (lettre recommandée avec AR), ton plus simple, et pas d’indemnité de 40 € : avec un particulier, vous pouvez demander les intérêts au taux légal à compter de la mise en demeure.

Lettre recommandée avec AR n° [n°]
Objet : Mise en demeure de payer – facture [n°] du [date]

[Vos nom, entreprise, adresse, SIRET]
[Nom et adresse du client]
[Lieu], le [date]

Madame, Monsieur,

Le [date], j’ai réalisé pour vous [prestation], comme prévu dans le devis signé le [date]. Ma facture [n°] de [montant] €, payable le [date], reste impayée malgré mes relances du [date] et du [date].

Je vous mets donc en demeure de me régler la somme de [montant] € sous 8 jours à compter de la réception de ce courrier. Cette somme sera majorée des intérêts au taux légal à compter de la réception de la présente mise en demeure.

Vous pouvez payer par virement (IBAN [IBAN], référence [n° de facture]). Si vous rencontrez une difficulté, contactez-moi au [téléphone] : nous pouvons convenir d’un échéancier.

Sans paiement ni nouvelles de votre part dans ce délai, j’engagerai une procédure de recouvrement, notamment une injonction de payer, sans autre avis.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Signature]

Pièces jointes : facture [n°], devis signé, copie des relances.

Pouvez-vous suspendre le travail ou garder vos fichiers ?

C’est souvent le levier le plus efficace pour un graphiste, un développeur ou un rédacteur. Le Code civil permet à une partie de refuser d’exécuter son obligation si l’autre n’exécute pas la sienne et si ce manquement est suffisamment grave : c’est l’exception d’inexécution (art. 1219 du Code civil). En pratique :

• Suspendez le travail en cours sur le projet concerné tant que la facture échue n’est pas réglée, et prévenez le client par écrit, en restant mesuré : la suspension doit rester proportionnée au retard.
• Ne livrez les fichiers sources ou définitifs qu’après paiement si votre devis le prévoit, par exemple en livrant d’abord une version de validation.
• Liez la cession des droits au paiement : écrivez dans votre devis ou votre contrat que la cession des droits sur vos créations n’intervient qu’au paiement complet du prix.

Ces clauses se prévoient avant de commencer : ajoutez-les à vos CGV et à vos devis. Si le client conteste la qualité du travail, réglez d’abord ce désaccord, et faites-vous conseiller avant de bloquer une livraison importante.

Que faire si le client ne paie toujours pas après la mise en demeure ?

Vous passez au recouvrement avec un tiers. Trois voies sont accessibles sans avocat pour une facture de freelance classique.

La procédure simplifiée pour les petites créances (5 000 € maximum)

Pour une créance contractuelle de 5 000 € maximum, principal et intérêts compris (art. R125-1 du Code des procédures civiles d’exécution), un commissaire de justice propose à votre client de participer à la procédure. Le client a 1 mois pour accepter ou refuser ; sans réponse dans ce délai, c’est considéré comme un refus. S’il accepte et que vous vous mettez d’accord sur le paiement, le commissaire de justice délivre un titre exécutoire qui permet ensuite une saisie si l’accord n’est pas respecté. Les frais sont à votre charge : 14,92 € TTC pour le dépôt du dossier, 29,76 € TTC pour le titre exécutoire (non dus en cas d’échec), plus des émoluments prélevés sur les sommes encaissées. Cette procédure ne concerne pas les factures entre commerçants (Service Public Entreprendre).

L’injonction de payer

C’est la voie judiciaire la plus simple, quel que soit le montant, à condition que la créance soit certaine, chiffrée et échue (Service Public Entreprendre). Vous déposez une requête au tribunal du siège social ou du domicile du client, avec la facture, le devis ou le contrat et la mise en demeure :

• tribunal de commerce (ou des activités économiques) seulement si vous et votre client êtes tous les deux commerçants : formulaire Cerfa n° 12946, frais de greffe de 33,47 €, possible en ligne via le Tribunal digital ;
• tribunal judiciaire dans tous les autres cas, notamment si votre client est un particulier ou exerce une profession libérale : formulaire Cerfa n° 12948, sans frais de greffe. Si vous êtes vous-même en profession libérale (BNC), vous n’êtes pas commerçant : c’est donc le tribunal judiciaire, même face à une entreprise. C’est le cas de la plupart des freelances.

Si le juge rend une ordonnance, vous la faites signifier au client par un commissaire de justice (à vos frais) dans un délai de 3 mois (6 mois avant le 1^er septembre 2026, selon le décret du 16 février 2026). Le client a ensuite 1 mois à compter de la signification pour faire opposition. Pour les ordonnances rendues depuis le 1^er septembre 2026, vous n’avez plus à demander de certificat de non-opposition : l’ordonnance devient un titre exécutoire 2 mois après sa signification si vous n’avez reçu ni avis d’opposition ni invitation à consigner les frais d’opposition.

Le référé-provision et l’assignation en paiement, plus longs et plus coûteux, sont les autres voies citées par Service Public Entreprendre : pour celles-ci, et dès que le client conteste la facture, faites-vous accompagner.

Votre client est en redressement ou en liquidation judiciaire

Dès le jugement d’ouverture, vous ne pouvez plus poursuivre le client seul. Il faut déclarer votre créance par écrit au mandataire judiciaire (redressement ou sauvegarde) ou au liquidateur (liquidation), dans un délai de 2 mois à compter de la publication du jugement d’ouverture au Bodacc. Le nom du mandataire figure dans cette publication. Envoyez la déclaration de préférence en lettre recommandée avec AR : passé le délai, la créance ne peut pas être réglée, sauf relevé de forclusion (Service Public Entreprendre).

Combien de temps avez-vous pour agir ?

Au-delà d’un certain délai, la facture est prescrite : vous ne pouvez plus agir en justice pour la recouvrer. Ce délai est de 5 ans entre commerçants ou entre commerçant et non-commerçant, et de 2 ans quand votre client est un consommateur (Service Public Entreprendre ; art. L218-2 du Code de la consommation). Avec un particulier, ne laissez donc pas traîner une facture impayée.

Comment éviter les impayés dès le devis ?

• Demandez un acompte à la signature du devis, par exemple 30 %, surtout avec un nouveau client.
• Écrivez vos conditions de paiement partout : délai, taux des pénalités, indemnité de 40 €, sur le devis, la facture et les CGV.
• Facturez par étapes les projets longs, plutôt qu’une seule facture à la fin.
• Préparez la facture électronique : à partir du 1^er septembre 2027, les micro-entreprises et les PME devront ajouter de nouvelles mentions, dont le numéro Siren du client quand c’est une entreprise et la nature des opérations (prestations de services, livraisons de biens ou les deux). Une facture complète a moins de risques d’être bloquée (Service Public Entreprendre).
• Suivez vos échéances chaque semaine, et envoyez le rappel de J-3 sans attendre le retard. Pour les contrats et les premiers clients, notre guide Comment devenir freelance (et en vivre) donne les bases. Si l’administratif vous prend trop de temps, voyez comment trouver un bon comptable.
• Fixez un prix qui absorbe les aléas : un TJM bien calculé intègre les jours passés en relances et en administratif.

Si vous vendez des services packagés en ligne, une plateforme peut aussi régler la question en amont. Sur BeFreelancr par exemple, le client paie sa commande au moment où il la passe, et son argent reste bloqué jusqu’à ce que vous ayez terminé la commande : vous savez avant de commencer que le paiement est là. Vous pouvez proposer vos services sur BeFreelancr (lien affilié).

Questions fréquentes

Peut-on réclamer l’indemnité de 40 € à un particulier ?

Non. L’indemnité forfaitaire de 40 € ne concerne que les clients professionnels. Avec un particulier, vous pouvez réclamer des intérêts au taux légal à partir de la mise en demeure.

Faut-il relancer avant d’appliquer les pénalités de retard ?

Non. Entre professionnels, les pénalités sont exigibles dès le lendemain de l’échéance, sans rappel ni mise en demeure. Les relances restent utiles pour être payé, et la mise en demeure est l’une des pièces à joindre à une demande d’injonction de payer.

Combien coûte une injonction de payer ?

Il n’y a pas de frais de greffe devant le tribunal judiciaire, compétent pour la plupart des freelances ; devant le tribunal de commerce, ils sont de 33,47 €. Il faut ajouter les frais du commissaire de justice qui signifie l’ordonnance au client, à avancer par vous.

Combien de relances avant la mise en demeure ?

Aucun nombre n’est imposé : la relance et la mise en demeure ne sont même pas des étapes obligatoires (Service Public Entreprendre). En pratique, deux relances écrites et un appel suffisent : si rien ne bouge à J+30, envoyez la mise en demeure.

Quel est le délai de prescription d’une facture impayée ?

5 ans quand la facture concerne un commerçant (entre commerçants, ou entre commerçant et non-commerçant), 2 ans quand le client est un consommateur. Passé ce délai, vous ne pouvez plus agir en justice pour être payé.

En résumé

Relancez tôt et par écrit, rappelez les pénalités dès la deuxième relance, et passez à la mise en demeure si rien ne bouge au bout d’un mois. Avec un client pro comme avec un particulier, gardez une trace écrite de chaque étape. Le plus efficace reste d’écrire vos conditions de paiement avant même de commencer : sur le devis, la facture et les CGV.

Cet article donne des repères généraux, à jour au 3 novembre 2026. Il ne constitue pas un conseil juridique : pour un litige important ou une facture contestée, rapprochez-vous d’un avocat, d’un commissaire de justice ou de votre expert-comptable.

Sources

• Service Public Entreprendre : délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard (vérifié le 7 août 2026)
• Service Public Entreprendre : recouvrement amiable, relance et mise en demeure de payer (vérifié le 27 novembre 2024)
• Service Public Entreprendre : mentions obligatoires sur une facture (vérifié le 11 août 2026)
• Service Public Entreprendre : recouvrement judiciaire, injonction de payer (vérifié le 1^er septembre 2026)
• Service Public Entreprendre : procédure simplifiée de recouvrement des petites créances (vérifié le 16 octobre 2026)
• Service Public Entreprendre : la procédure de l’injonction de payer évolue (publié le 4 septembre 2026)
• Service Public : taux d’intérêt légal 2026 (vérifié le 1^er juillet 2026)
• Légifrance : article L441-10 du Code de commerce (en vigueur depuis le 26 avril 2019, consulté le 3 novembre 2026)
• Légifrance : article 1231-6 du Code civil (consulté le 3 novembre 2026)
• Service Public Entreprendre : déclarer ses créances envers un partenaire en procédure collective (vérifié le 8 octobre 2026)
• Service Public Entreprendre : recouvrement judiciaire, assignation en paiement et délai de prescription (consulté le 3 novembre 2026)
• Légifrance : article L218-2 du Code de la consommation (consulté le 3 novembre 2026)
• Légifrance : article 1219 du Code civil, exception d’inexécution (consulté le 3 novembre 2026)